Wat hebben we gedaan?

We verbeteren de bestuurscultuur en samenwerking om er zo optimaal mogelijk te kunnen zijn voor onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Daarbij streven we naar een meer open en transparante samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie. We werken als eenheid met duidelijkheid over eigen rollen.

Stand van zaken

We streven naar een open communicatie, goede omgangsvormen en duidelijke bestuurlijke gewoonten. Daarvoor zijn meerdere partijen nodig. Het is een samenspel tussen raad, college, griffie en ambtelijke organisatie. In december zijn bijeenkomsten met raadsleden georganiseerd rondom het thema integriteit. Deze acties dragen bij aan het verbeteren van de bestuurscultuur, maar het is een proces dat nog volop aandacht nodig heeft.

Voorstel raad

Het Presidium doet voorstellen aan de raad over werkwijze(n) die leiden tot een verbetering van de bestuurscultuur. Het Presidium begint bij zichzelf om goed de verschillende rollen te herkennen en vanuit die rol te werken.

We staan voor een gemeente die weet wat er leeft in de samenleving en in de verschillende kernen van de gemeente. We zetten in op nabijheid. Dit betekent korte lijnen met onze inwoners, verenigingen, dorps- en wijkraden, ondernemers en maatschappelijke organisaties. We ontwikkelen nieuwe vormen van participatie waarbij initiatief vanuit inwoners centraal staat. Vanuit het programma 'Zevenaar Verbindt' zetten wij in op het verder versterken van de verbinding met de inwoner, de verbinding tussen bestuur en organisatie en de verbinding binnen de organisatie.

We werken vanuit de focuspunten: gastvrij, verbindend en service op maat. Daarbij hebben we een ja, mits....houding.
·Nieuw beleid ontwikkelen we samen met inwoners. We betrekken hen in een vroeg stadium.
·Bij nieuwe (ruimtelijke) ontwikkelingen worden initiatiefnemers verantwoordelijk om in een vroeg stadium met de omgeving te overleggen. We faciliteren waar nodig.
We delen goede voorbeelden van participatie met elkaar en met onze samenleving.

Stand van zaken

Doeduiten
De Doeduiten zijn succesvol. Onze inwoners weten de weg ernaar te vinden waardoor in 2019 ruim 30 initiatieven zijn ondersteund. Het gaat om initiatieven van onze inwoners om de gemeente levendiger en vitaler te maken. Dit varieert van een site met fiets-, wandel- en vaarroutes, het gezamenlijk aanleggen van groen in de buurt, ontmoetingen en burendagen, maar ook een bijdrage aan het pionierspunt Komdersuut in Angerlo.

Contacten met dorpen en wijken
De drie contactpersonen voor de dorpen en wijken zijn een belangrijke schakel tussen de gemeente en onze inwoners. Zij zijn daarvoor veel aanwezig in de wijken en dorpen. In alle dorpen is een dorpsraad en met enige regelmaat zijn de dorpswethouder en de ambtelijke contactpersoon hierbij aanwezig om goed te weten wat er speelt. Hierdoor zijn de lijntjes veel korter. Voor de wijken in de kern Zevenaar is nog geen vaste overlegstructuur, maar worden bij ons bekende betrokkenen uitgenodigd op inwonersavonden om ontwikkelingen met elkaar te bespreken..

Inwonerspanel Zevenaar verbindt
Met het inwonerspanel vragen wij inwoners om 2 tot 4 keer per jaar hun mening te geven over diverse onderwerpen. Zij kunnen dit doen door zich via internet aan te melden. Eind 2019 is het panel benaderd met vragen over de gemeentelijke dienstverlening.

Burgemeesterspreekuur en op bezoek in de kernen
De burgemeester heeft iedere maand een spreekuur in het gemeentehuis en dit wordt goed bezocht. Daarnaast gaat de burgemeester, samen met een wethouder, iedere maand op bezoek bij een van de kernen. Met de fiets of wandelend gaan de collegeleden en medewerkers samen met een afvaardiging van inwoners langs plekken in de buurt die men graag wil laten zien. Inwoners kunnen daarnaast vragen stellen en spreken over wat er leeft in hun wijk, dorp of stad.

Voor de uitvoering van een aantal taken werken we samen in verbonden partijen. Meer dan voorheen gaan wij ons als samenwerkingspartner inzetten om binnen de samenwerkingsverbanden de gezamenlijk bepaalde doelstellingen te halen. Dat kan door posities in te vullen binnen het dagelijks bestuur of door een trekkersrol binnen een portefeuilleoverleg of bestuurscommissie te vervullen. Dit vraagt de inzet van meer ambtelijke en bestuurlijke capaciteit. In een nog op te stellen kadernota Verbonden partijen stellen we medio 2018 een afwegingskader voor over het aangaan van samenwerkingsverbanden. Ook geven we aan hoe we de positie van de gemeenteraad ten aanzien van die verbonden partijen kunnen versterken.

Stand van zaken

In januari 2019 is de nota verbonden partijen door u vastgesteld. Deze nota heeft tot nieuwe en werkbare afspraken over een betere sturing van de verbonden partijen geleid. De informatievoorziening aan de raad bij de beoordeling van de jaarstukken en begroting hebben we verbeterd onder meer door de toevoeging van een dashboard met de meest relevante gegevens van de verbonden partijen.
In de nota is vastgelegd dat het toezichtarrangement op de verbonden partijen wordt bepaald via een gedegen risicoanalyse en een op basis daarvan verkregen risicoprofiel. Vanaf de zomer van 2019 is hieraan uitvoering gegeven.
Zevenaar heeft een nadrukkelijke rol gepakt als het gaat om versterken van de regionale samenwerking in de regio Arnhem Nijmegen. Dat geldt evenzeer voor het verbeteren van de samenwerking in de Samenwerking de Liemers door het verminderen van de bestuurlijke drukte en beter in positie brengen van portefeuillehouders. Voor beide samenwerkingsverbanden is een wijziging van de gemeenschappelijke regeling in voorbereiding.

We willen de basis op orde hebben. Dit betekent dat we lopende projecten afronden, voordat we met nieuwe projecten beginnen. We willen 'in control' zijn. Deze gedachte past binnen de professionalisering van het planmatig werken, dat een onderdeel is van het programma organisatieontwikkeling. Binnen dit programma worden de komende jaren vele activiteiten en projecten opgezet en uitgevoerd. Eén daarvan is de genoemde professionalisering. Dit traject draagt bij aan de verbetering en groei van onze kernwaarden: Resultaatgericht, Klantgericht en Samenwerkingsgericht.

Stand van zaken

In 2019 zijn diverse trainingen aangeboden, die bij moeten dragen aan het beter planmatig werken binnen onze organisatie. Dit met als doel om een verdere groei van onze kernwaarden te bewerkstelligen. Resultaten hiervan zijn voor de raad o.a. zichtbaar door de opzet en inhoud van diverse beleidsnota's. De professionalisering van onze organisatie vraagt om continue aandacht. Daarbij hoort uiteraard ook de juiste afronding van projecten en een goede evaluatie ervan.

Datagedreven sturing is het vermogen om op basis van het verzamelen en analyseren van data tot sturing op de gemeentelijke thema’s te komen. Wij gaan systematisch deze nieuwe werkwijze in het primaire proces opnemen. Dit brengt met zich mee dat we een aantal organisatorische en technische condities planmatig verbeteren. Te denken valt aan competentieontwikkeling, het werken met een datastrategie en de ontwikkeling van open data. Daarbij hebben we nadrukkelijk oog voor de risico’s en ethische vraagstukken die deze ontwikkeling met zich meebrengt.

Stand van zaken

Wij hebben aan de hand van een plan van aanpak bepaald dat we de positie innemen van de slimme volger. Om dit te bereiken is er een organisatieplan opgesteld waarin de organisatorische en financiële consequenties van datagedreven sturen zijn opgenomen. Parallel hieraan lopen er verschillende initiatieven in Zevenaar waarmee we in de praktijk ervaring opdoen met datagedreven sturing en zijn de beschikbare databronnen in beeld gebracht. Het gaat dan bijvoorbeeld om het bouwen van en werken met dashboards op de gebieden sociale domein en vergunning- en dienstverlening.

Op basis van een inventarisatie gaan wij de voorschriften (in de vorm van verordeningen, regelingen en beleid) harmoniseren.

Stand van zaken

In de raadsvergadering van 18 december 2019 is een verzamelbesluit genomen over de harmonisatie van beleid en regelgeving. Daarmee is het harmonisatieproces afgerond.

We zijn een aantrekkelijke en professionele werkgever en mensen werken graag bij ons in Zevenaar. Vanuit ons HR-beleid zetten we in op duurzame inzetbaarheid, aantrekkelijk werkgeverschap en een professionele organisatie. Medewerkers zijn toegerust om in steeds veranderende contexten hun werk te doen. Ze zijn goed opgeleid, flexibel in hun gedrag en communicatie. We zijn in staat het werk af te stemmen op de uitdagingen in de samenleving. We nemen medewerkers mee in veranderingen en toekomstige ontwikkelingen. Zij zijn zelf actief in hun eigen loopbaanontwikkeling. We volgen de resultaten van ons HR-beleid. Er is een veilig werkklimaat waarin we transparant en open zijn. Onze processen en werkafspraken ondersteunen dit.

Stand van zaken

HR-kadernota 2018 - 2022 'Een lerende organisatie, flexibel en verbindend'
In de HR-kadernota staan onze ambities en doelstellingen voor de ambtelijke organisatie. We willen een duurzamere, aantrekkelijkere en professionelere werkgever worden . Onze ambitie is uitgewerkt in doelstellingen, waar we in 2019 mee aan de slag zijn gegaan.

Zevenaar Academie
In 2019 zijn ruim 40 trainingen aangeboden. Deze trainingen variërden van basisvaardigheden, vakinhoudelijk en persoonlijke ontwikkeling. In 2019 is daarnaast Europese subsidie ontvangen zodat ook trainingen rondom Vitaliteit georganiseerd zijn.  Ruim 90% van de medewerkers heeft een training gevolgd. Met de opzet van de Zevenaar Academie zijn we in staat om voor hetzelfde budget meer medewerkers te trainen. We stimuleren hiermee tevens ontmoeting tussen medewerkers van verschillende afdelingen waardoor we ons steeds meer ontwikkelen als netwerkorganisatie. Daarnaast zijn er ruim 15 interne trainers, die na begeleiding en/of opleiding nu zelf trainingen geven. Hiermee kunnen mensen hun talenten ontwikkelen en borgen we kennis in de organisatie.

Teambuilding
Iedere afdeling heeft vanaf medio 2018 een teambuildingstraject gevolgd. In eerste instantie is dit vooral gericht geweest op elkaar beter leren kennen en goede werkafspraken maken. In 2019 stond de teambuilding meer in het teken van het werken in verbinding met de inwoners.

Managementdevelopment
Een veranderende samenleving en organisatie vraagt om een management dat hier sturing aan kan geven. In juni 2019 heeft het management 2 dagen de tijd genomen om stil te staan bij de belangrijkste uitdagingen, waaronder de bezuinigingen, die op Zevenaar afkomen en hoe zij daarin willen sturen. Daarnaast zijn leiderschap en samenwerking aan de orde gekomen.

Gesprekkencyclus
Vanaf 2019 voeren onze medewerkers minimaal 2 gesprekken per jaar. Een gesprek met een collega, klant en/of maatschappelijk partner en een met de leidinggevende. Dit zijn zogenaamde POWER-gesprekken gericht op Persoonlijke Ontwikkeling, Werkplezier, Eigenaarschap en Resultaten. De medewerker heeft de regie en bepaalt zelf waar, wanneer, waarover en hoe het gesprek wordt gevoerd. Het verslag van het gesprek met de leidinggevende komt in het personeelsdossier.

Interne coaching
We zijn een lerende organisatie, waarin we verwachten dat  mensen elkaar feedback geven die erop gericht is processen en samenwerking te verbeteren.  Het is daarbij belangrijk om reflectie in te bouwen en om mensen te ondersteunen. In de eerste helft van 2019 zijn enkele medewerkers opgeleid als interne coach, zodat zij collega's kunnen ondersteunen in hun ontwikkeling.

Proces inhuur
Het inhuurproces is geëvalueerd en  op basis daarvan optimaliseren we dit in 2020. We registreren alle inhuur.  

We onderzoeken manieren om onze inwoners en ondernemers beter van dienst te kunnen zijn en ontwikkelen hiervoor passende middelen. De drie focuspunten uit de Dienstverleningsvisie 2018-2022 ‘Samen Sterker’: service op maat, verbindend en gastvrij zijn hiervoor de basis.
Met de Monitor Dienstverlening meten we onze dienstverlening, brengen we ambities, doelstellingen en resultaten in beeld en verbeteren we gericht onze dienstverlening.

Service op maat
We zijn optimaal bereikbaar door capaciteit anders in te zetten op piekmomenten aan de telefoon en aan onze balies.
In 2020 wordt 80% van de telefonische oproepen opgenomen binnen 20 seconden en 80% van de contactverzoeken wordt binnen 2 werkdagen afgehandeld.    
We werken digitaal waar het kan en persoonlijk waar het nodig is. We verhogen onze digitale volwassenheid door aan te sluiten op landelijke voorzieningen en steeds meer formulieren digitaal en met DigiD beschikbaar te maken.
Door uitvoering te geven aan het plan ‘Doorontwikkeling Digitale Dienstverlening’ voldoen we aan wet- en regelgeving, zoals de Wet Digitale Overheid en Wet Digitale Toegankelijkheid en zitten we in 2020 op het landelijk gemiddelde digitale volwassenheid.

Verbindend
We vragen inwoners hun ervaring met ons te delen in de (spreekwoordelijke) reis die ze maken tijdens de oriëntatie, aanschaf en het gebruik van een product of dienst bij de gemeente. Dit noemen we een klantreis.
Verbeteracties die hieruit voorkomen pakken we direct op. We onderzoeken hoe we de tevredenheid van inwoners verder kunnen verbeteren en voeren verbeteracties uit.
In 2021 beoordelen onze inwoners onze dienstverlening in de inwonerpeiling van waarstaatjgemeente.nl minimaal met een 7.

Gastvrij
We verbeteren de vaardigheid om klantgericht en gastvrij te werken bij alle medewerkers door hier trainingen voor aan te bieden in de Zevenaar Academie.

Stand van zaken

Voor het verbeteren van onze dienstverlening stellen we ons meetbare doelen en voeren we verschillende acties uit die helpen deze doelen te bereiken.

Tijdens drukke dagdelen en verwachte piekmomenten roosteren we extra mensen in. We beantwoordden in 2019 62.486 telefoontjes in ons klant contact centrum. 68% hiervan namen we binnen 20 seconden op. Door meer samenwerking en communicatie tussen het klant contact centrum en de vakafdelingen kon het klant contact centrum 61% van de vragen zelf beantwoorden of afhandelen.

We zorgden ook voor meer bewustwording bij onze collega’s rondom het op tijd terugbellen van de inwoner en handelden 67% van de contactverzoeken binnen 2 werkdagen af.

Inwoners en ondernemers konden steeds meer digitaal met ons regelen. Bijvoorbeeld digitaal bezwaar maken tegen een parkeerboete of een klacht indienen.

Sinds november 2019 kunnen inwoners hun vraag ook via chat aan ons stellen. In 2019 gebeurde dit al bijna 800 keer. 75% gaf aan tevreden te zijn over dit nieuwe kanaal.

In het project Helder Schrijven herschreven we brieven naar inwoners en ondernemers op B1-niveau. Zo werden onze brieven beter leesbaar. In het project Klantreizen verbeterden we het proces rondom het doorgeven van een verhuizing door de ervaringen te gebruiken met inwoners die onlangs zijn verhuisd.

Voor de uitvoering van het vastgoedbeleid voor alle gebouwen van de gemeente stellen wij een IHP op. Een IHP draagt bij aan het op peil houden van voorzieningen en daarmee ook aan de leefbaarheid in Zevenaar en de dorpen. Het beslaat meerdere accommodaties die ook meer beleidsvelden raken. Naast gemeentelijke gebouwen heeft het IHP ook betrekking op sport-, onderwijs-, sociaal-maatschappelijke en culturele accommodaties.
Het IHP is een strategisch plan dat aangeeft welke accommodaties wij willen behouden en welke wij op korte of lange termijn willen afstoten. Dit plan is een sturend instrument dat op termijn leidt tot besparingen op onderhoudsinvesteringen. Wij hebben dan grip op de middelen om onze gemeentelijke accommodaties goed, duurzaam en veilig te beheren en onderhouden. Om verwarring te voorkomen met het IHP onderwijs gaan wij nu uit van het opstellen van een Integraal Accommodatieplan (IAP).

Stand van zaken

In 2019 hebben wij extern opdracht verleend voor het opstellen van een Integraal Accommodatieplan (IAP). Het IAP is in concept gereed inclusief de routekaart naar verduurzaming van het vastgoed. Wij werken nog aan de uitwerking van de financiële paragraaf. Wij doen ons best om het IAP nog voor het zomerreces aan u ter vaststelling aan te bieden.

De Wet Open Overheid wordt naar verwachting in 2019 vastgesteld. Om de digitale informatiehuishouding voor onze inwoners, bedrijven en instellingen conform de filosofie van de Wet tijdig klaar te hebben, zetten wij in op drie onderdelen, te weten:
(1) in Liemers verband (met 1Stroom en de RID) gaan wij na of mogelijke vernieuwing van architectuur voor informatie- en archiefbeheer noodzakelijk is; hierover adviseren wij u te zijner tijd afzonderlijk;
(2) wij maken in de loop van 2019 een plan om de informatiehuishouding op orde te brengen om de vindbaarheid en ontsluiting te verbeteren;
(3) wij zorgen dat de huidige archieven digitaal op orde en duurzaam toegankelijk zijn.

Stand van zaken

De verwachting is dat het Parlement deze Wet in het najaar van 2019 vaststelt. De kern van de Wet is dat de overheidsorganisaties verplicht zijn om meer categorieën documenten actief openbaar te maken. In de kadernota is voor de invoering van de Wet een eenmalig budget in 2020 toegekend om genoemde onderdelen uit te kunnen voeren.

Wij geven uitvoering aan de planning- en controlcyclus door het opstellen van een kadernota, begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken. Beschikbare middelen zijn integraal afgewogen bij de kadernota en de begroting. In 2019 gaan wij extra investeren in de doorontwikkeling van de P&C-cyclus. In 2019 voeren wij daarnaast een project 'Financiële Basis op orde' uit. Binnen dit project brengen wij het financieel beheer op orde, verbeteren wij de kwaliteit van het budgetbeheer, de budgetten en de financiële informatievoorziening.

Stand van zaken

De planning- en control cyclus 2019 hebben wij volgens plan doorlopen. De Voortgangsrapportages 2019, de Kadernota en Programmabegroting 2020 zijn vastgesteld.
Het project 'Financiële basis op orde' hebben wij succesvol doorlopen. De kwaliteit van de budgetten is verbeterd. De opbouw en onderbouwing zijn beter en we voldoen aan de voorschriften. De financiële effecten van het project hebben wij in de 2e voortgangsrapportage opgenomen. Het project heeft structurele budgettaire ruimte opgeleverd. In 2020 pakken wij nog enkele vervolgprojecten op die door de omvang of beperkt beschikbare informatie niet in 2019 afgerond konden worden. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het gebouwenbeheer en het materieel van openbare werken.

Alliander N.V.

De primaire taak van Alliander is het onderhouden en beheren van de elektriciteits- en gas(distributie)netten in het verzorgingsgebied. Deze taken zijn wettelijk bepaald omdat de maatschappij sterk afhankelijk is van een betrouwbare aanvoer van (duurzame) energie.

Bank Nederlandse Gemeenten (BNG)

De B.N.G. is de bank van en voor overheden en instellingen voor het maatschappelijk belang. De bank draagt duurzaam bij aan het laag houden van de kosten van maatschappelijke voorzieningen voor de burger.

Euregio Rijn-Waal

De Euregio Rijn-Waal heeft als belangrijkste doel de grensoverschrijdende samenwerking op het gebied van economie en maatschappij te verbeteren en te intensiveren. De Euregio Rijn-Waal brengt partners bij elkaar om gezamenlijke initiatieven te starten en zo gebruik te maken van synergie-effecten.

Gemeenschappelijk Orgaan Regio Arnhem-Nijmegen

Orgaan voor de gemeenten in de regio Arnhem en Nijmegen voor overleg en afstemming op de beleidsterreinen economie, mobiliteit en wonen. Voor de stimulering van de economische ontwikkelingen van de regio is een triple helix samenwerking tussen ondernemers, onderwijsinstellingen en overheden opgericht in de vorm van de Stichting Economic Board.

Samenwerking De Liemers

Samenwerking De Liemers is een samenwerkingsverband van Liemerse gemeenten op gebied  ICT, inkoop en werk en inkomen.

Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg

Het Streekarchivariaat heeft als doel het beheren van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten conform de Archiefwet 1995.

Vitens N.V.

Waarborgen van de kwaliteit van drinkwater en grondwater.