6. Verbeteren bestuurscultuur

We verbeteren de bestuurscultuur en samenwerking om er zo optimaal mogelijk te kunnen zijn voor onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Daarbij streven we naar een meer open en transparante samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie. We werken als eenheid met duidelijkheid over eigen rollen.

Stand van zaken

We streven naar een open communicatie, goede omgangsvormen en duidelijke bestuurlijke gewoonten. Daarvoor zijn meerdere partijen nodig. Het is een samenspel tussen raad, college, griffie en ambtelijke organisatie. In december zijn bijeenkomsten met raadsleden georganiseerd rondom het thema integriteit. Deze acties dragen bij aan het verbeteren van de bestuurscultuur, maar het is een proces dat nog volop aandacht nodig heeft.

Het Presidium doet voorstellen aan de raad over werkwijze(n) die leiden tot een verbetering van de bestuurscultuur. Het Presidium begint bij zichzelf om goed de verschillende rollen te herkennen en vanuit die rol te werken.

We staan voor een gemeente die weet wat er leeft in de samenleving en in de verschillende kernen van de gemeente. We zetten in op nabijheid. Dit betekent korte lijnen met onze inwoners, verenigingen, dorps- en wijkraden, ondernemers en maatschappelijke organisaties. We ontwikkelen nieuwe vormen van participatie waarbij initiatief vanuit inwoners centraal staat. Vanuit het programma 'Zevenaar Verbindt' zetten wij in op het verder versterken van de verbinding met de inwoner, de verbinding tussen bestuur en organisatie en de verbinding binnen de organisatie.

We werken vanuit de focuspunten: gastvrij, verbindend en service op maat. Daarbij hebben we een ja, mits....houding.
·Nieuw beleid ontwikkelen we samen met inwoners. We betrekken hen in een vroeg stadium.
·Bij nieuwe (ruimtelijke) ontwikkelingen worden initiatiefnemers verantwoordelijk om in een vroeg stadium met de omgeving te overleggen. We faciliteren waar nodig.
We delen goede voorbeelden van participatie met elkaar en met onze samenleving.

Stand van zaken

Doeduiten
De Doeduiten zijn succesvol. Onze inwoners weten de weg ernaar te vinden waardoor in 2019 ruim 30 initiatieven zijn ondersteund. Het gaat om initiatieven van onze inwoners om de gemeente levendiger en vitaler te maken. Dit varieert van een site met fiets-, wandel- en vaarroutes, het gezamenlijk aanleggen van groen in de buurt, ontmoetingen en burendagen, maar ook een bijdrage aan het pionierspunt Komdersuut in Angerlo.

Contacten met dorpen en wijken
De drie contactpersonen voor de dorpen en wijken zijn een belangrijke schakel tussen de gemeente en onze inwoners. Zij zijn daarvoor veel aanwezig in de wijken en dorpen. In alle dorpen is een dorpsraad en met enige regelmaat zijn de dorpswethouder en de ambtelijke contactpersoon hierbij aanwezig om goed te weten wat er speelt. Hierdoor zijn de lijntjes veel korter. Voor de wijken in de kern Zevenaar is nog geen vaste overlegstructuur, maar worden bij ons bekende betrokkenen uitgenodigd op inwonersavonden om ontwikkelingen met elkaar te bespreken..

Inwonerspanel Zevenaar verbindt
Met het inwonerspanel vragen wij inwoners om 2 tot 4 keer per jaar hun mening te geven over diverse onderwerpen. Zij kunnen dit doen door zich via internet aan te melden. Eind 2019 is het panel benaderd met vragen over de gemeentelijke dienstverlening.

Burgemeesterspreekuur en op bezoek in de kernen
De burgemeester heeft iedere maand een spreekuur in het gemeentehuis en dit wordt goed bezocht. Daarnaast gaat de burgemeester, samen met een wethouder, iedere maand op bezoek bij een van de kernen. Met de fiets of wandelend gaan de collegeleden en medewerkers samen met een afvaardiging van inwoners langs plekken in de buurt die men graag wil laten zien. Inwoners kunnen daarnaast vragen stellen en spreken over wat er leeft in hun wijk, dorp of stad.

Voor de uitvoering van een aantal taken werken we samen in verbonden partijen. Meer dan voorheen gaan wij ons als samenwerkingspartner inzetten om binnen de samenwerkingsverbanden de gezamenlijk bepaalde doelstellingen te halen. Dat kan door posities in te vullen binnen het dagelijks bestuur of door een trekkersrol binnen een portefeuilleoverleg of bestuurscommissie te vervullen. Dit vraagt de inzet van meer ambtelijke en bestuurlijke capaciteit. In een nog op te stellen kadernota Verbonden partijen stellen we medio 2018 een afwegingskader voor over het aangaan van samenwerkingsverbanden. Ook geven we aan hoe we de positie van de gemeenteraad ten aanzien van die verbonden partijen kunnen versterken.

Stand van zaken

In januari 2019 is de nota verbonden partijen door u vastgesteld. Deze nota heeft tot nieuwe en werkbare afspraken over een betere sturing van de verbonden partijen geleid. De informatievoorziening aan de raad bij de beoordeling van de jaarstukken en begroting hebben we verbeterd onder meer door de toevoeging van een dashboard met de meest relevante gegevens van de verbonden partijen.
In de nota is vastgelegd dat het toezichtarrangement op de verbonden partijen wordt bepaald via een gedegen risicoanalyse en een op basis daarvan verkregen risicoprofiel. Vanaf de zomer van 2019 is hieraan uitvoering gegeven.
Zevenaar heeft een nadrukkelijke rol gepakt als het gaat om versterken van de regionale samenwerking in de regio Arnhem Nijmegen. Dat geldt evenzeer voor het verbeteren van de samenwerking in de Samenwerking de Liemers door het verminderen van de bestuurlijke drukte en beter in positie brengen van portefeuillehouders. Voor beide samenwerkingsverbanden is een wijziging van de gemeenschappelijke regeling in voorbereiding.

We willen de basis op orde hebben. Dit betekent dat we lopende projecten afronden, voordat we met nieuwe projecten beginnen. We willen 'in control' zijn. Deze gedachte past binnen de professionalisering van het planmatig werken, dat een onderdeel is van het programma organisatieontwikkeling. Binnen dit programma worden de komende jaren vele activiteiten en projecten opgezet en uitgevoerd. Eén daarvan is de genoemde professionalisering. Dit traject draagt bij aan de verbetering en groei van onze kernwaarden: Resultaatgericht, Klantgericht en Samenwerkingsgericht.

Stand van zaken

In 2019 zijn diverse trainingen aangeboden, die bij moeten dragen aan het beter planmatig werken binnen onze organisatie. Dit met als doel om een verdere groei van onze kernwaarden te bewerkstelligen. Resultaten hiervan zijn voor de raad o.a. zichtbaar door de opzet en inhoud van diverse beleidsnota's. De professionalisering van onze organisatie vraagt om continue aandacht. Daarbij hoort uiteraard ook de juiste afronding van projecten en een goede evaluatie ervan.

Op basis van een inventarisatie gaan wij de voorschriften (in de vorm van verordeningen, regelingen en beleid) harmoniseren.

Stand van zaken

In de raadsvergadering van 18 december 2019 is een verzamelbesluit genomen over de harmonisatie van beleid en regelgeving. Daarmee is het harmonisatieproces afgerond.

We zijn een aantrekkelijke en professionele werkgever en mensen werken graag bij ons in Zevenaar. Vanuit ons HR-beleid zetten we in op duurzame inzetbaarheid, aantrekkelijk werkgeverschap en een professionele organisatie. Medewerkers zijn toegerust om in steeds veranderende contexten hun werk te doen. Ze zijn goed opgeleid, flexibel in hun gedrag en communicatie. We zijn in staat het werk af te stemmen op de uitdagingen in de samenleving. We nemen medewerkers mee in veranderingen en toekomstige ontwikkelingen. Zij zijn zelf actief in hun eigen loopbaanontwikkeling. We volgen de resultaten van ons HR-beleid. Er is een veilig werkklimaat waarin we transparant en open zijn. Onze processen en werkafspraken ondersteunen dit.

Stand van zaken

HR-kadernota 2018 - 2022 'Een lerende organisatie, flexibel en verbindend'
In de HR-kadernota staan onze ambities en doelstellingen voor de ambtelijke organisatie. We willen een duurzamere, aantrekkelijkere en professionelere werkgever worden . Onze ambitie is uitgewerkt in doelstellingen, waar we in 2019 mee aan de slag zijn gegaan.

Zevenaar Academie
In 2019 zijn ruim 40 trainingen aangeboden. Deze trainingen variërden van basisvaardigheden, vakinhoudelijk en persoonlijke ontwikkeling. In 2019 is daarnaast Europese subsidie ontvangen zodat ook trainingen rondom Vitaliteit georganiseerd zijn.  Ruim 90% van de medewerkers heeft een training gevolgd. Met de opzet van de Zevenaar Academie zijn we in staat om voor hetzelfde budget meer medewerkers te trainen. We stimuleren hiermee tevens ontmoeting tussen medewerkers van verschillende afdelingen waardoor we ons steeds meer ontwikkelen als netwerkorganisatie. Daarnaast zijn er ruim 15 interne trainers, die na begeleiding en/of opleiding nu zelf trainingen geven. Hiermee kunnen mensen hun talenten ontwikkelen en borgen we kennis in de organisatie.

Teambuilding
Iedere afdeling heeft vanaf medio 2018 een teambuildingstraject gevolgd. In eerste instantie is dit vooral gericht geweest op elkaar beter leren kennen en goede werkafspraken maken. In 2019 stond de teambuilding meer in het teken van het werken in verbinding met de inwoners.

Managementdevelopment
Een veranderende samenleving en organisatie vraagt om een management dat hier sturing aan kan geven. In juni 2019 heeft het management 2 dagen de tijd genomen om stil te staan bij de belangrijkste uitdagingen, waaronder de bezuinigingen, die op Zevenaar afkomen en hoe zij daarin willen sturen. Daarnaast zijn leiderschap en samenwerking aan de orde gekomen.

Gesprekkencyclus
Vanaf 2019 voeren onze medewerkers minimaal 2 gesprekken per jaar. Een gesprek met een collega, klant en/of maatschappelijk partner en een met de leidinggevende. Dit zijn zogenaamde POWER-gesprekken gericht op Persoonlijke Ontwikkeling, Werkplezier, Eigenaarschap en Resultaten. De medewerker heeft de regie en bepaalt zelf waar, wanneer, waarover en hoe het gesprek wordt gevoerd. Het verslag van het gesprek met de leidinggevende komt in het personeelsdossier.

Interne coaching
We zijn een lerende organisatie, waarin we verwachten dat  mensen elkaar feedback geven die erop gericht is processen en samenwerking te verbeteren.  Het is daarbij belangrijk om reflectie in te bouwen en om mensen te ondersteunen. In de eerste helft van 2019 zijn enkele medewerkers opgeleid als interne coach, zodat zij collega's kunnen ondersteunen in hun ontwikkeling.

Proces inhuur
Het inhuurproces is geëvalueerd en  op basis daarvan optimaliseren we dit in 2020. We registreren alle inhuur.  

Wij geven uitvoering aan de planning- en controlcyclus door het opstellen van een kadernota, begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken. Beschikbare middelen zijn integraal afgewogen bij de kadernota en de begroting. In 2019 gaan wij extra investeren in de doorontwikkeling van de P&C-cyclus. In 2019 voeren wij daarnaast een project 'Financiële Basis op orde' uit. Binnen dit project brengen wij het financieel beheer op orde, verbeteren wij de kwaliteit van het budgetbeheer, de budgetten en de financiële informatievoorziening.

Stand van zaken

De planning- en control cyclus 2019 hebben wij volgens plan doorlopen. De Voortgangsrapportages 2019, de Kadernota en Programmabegroting 2020 zijn vastgesteld.
Het project 'Financiële basis op orde' hebben wij succesvol doorlopen. De kwaliteit van de budgetten is verbeterd. De opbouw en onderbouwing zijn beter en we voldoen aan de voorschriften. De financiële effecten van het project hebben wij in de 2e voortgangsrapportage opgenomen. Het project heeft structurele budgettaire ruimte opgeleverd. In 2020 pakken wij nog enkele vervolgprojecten op die door de omvang of beperkt beschikbare informatie niet in 2019 afgerond konden worden. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het gebouwenbeheer en het materieel van openbare werken.